Evergreen is een open source Integrated Library System (ILS) dat in gebruik is bij in honderden bibliotheken, vooral in Noord Amerika. Het IISG is de enige instelling in West Europa die Evergreen heeft geimplementeerd. Het denken over en invoeren van Evergreen is een jarenlang proces geweest, dat in 2014 met een technische upgrade succesvol is afgerond. Bijzonder is dat het IISG de migratie uiteindelijk helemaal zelf heeft uitgevoerd. Meestal wordt dit door bedrijven gedaan..
Hieronder enige ervaringen en aanbevelingen om de tijdens dit proces opgedane kennis met vakgenoten te delen. Meer informatie bij de auteur, Marja Musson.
Ervaringen met een open source ILS bij het IISG
In 2008 werd duidelijk dat het IISG op zoek moest gaan naar een nieuw catalogussysteem. Met het commerciële product dat wij hadden werden de upgrades steeds lastiger. Dat had o.a. te maken met aanpassingen die in het verleden speciaal voor ons instituut waren gemaakt. Upgrades werden daardoor ook steeds duurder. De leverancier wilde het product ook niet langer meer ondersteunen. Toen we in 2009 moesten zoeken naar een nieuw Integrated Library System (ILS) was het beleid in het IISG: zoveel mogelijk open source, zodat we zelf de touwtjes in handen hadden. Dat gold voor alle IT toepassingen, dus ook voor het catalogiseren. We startten een werkgroep, aangevuld met een medewerker van buiten die veel kennis had van open source ILS en communities rondom deze producten. Onderzoek naar open source ILS was lastig want destijds waren er vrijwel geen bibliotheken in Europa die gebruik maakten van dergelijke software en ook wereldwijd stond dit nog in de kinderschoenen. Veel informatie haalden we van internet.
Op het moment dat wij een keuze moesten maken tussen KOHA en Evergreen (de enige twee ILS die in aanmerking kwamen), was alleen het Rijksmuseum bezig met een open source ILS.
Daar hebben we KOHA kunnen bekijken, maar uiteindelijk was de serial module van Evergreen doorslaggevend voor de keuze. Die was voor KOHA nog niet goed ontwikkeld (de holdings waren niet conform MARC21) en Evergreen was daar verder mee, zij het dat dit zich nog in een laatste testfase bevond. In november 2009 brachten we een bezoek aan de Laurentian University in Sudbury (Canada) die sinds 2007 gebruik maakten van Evergreen zodat we Evergreen in werking konden zien. We hadden vertrouwen in het systeem en ook in de serial module en de keuze werd gemaakt.
De werkgroep werd daarna opgesplitst in kleinere werkgroepen die zich richtten op diverse onderdelen ter voorbereiding op de grote migratie: technische kant van de migratie, de authorities, serials en acquisitie. Dat was geen sinecure, maar uiteindelijk hebben we de migratie van ruim 1 miljoen records zelf gedaan.
In West-Europa zijn wij de enige wetenschappelijke instelling die Evergreen gebruikt. Evergreen wordt verder gebruikt in Australië, Canada, Tsjechië, India, Mexico, Georgië en de Verenigde Staten.
Waarom open source?
Met het commerciële product dat wij hadden werden de upgrades steeds lastiger. Dat had o.a. te maken met aanpassingen die in het verleden speciaal voor ons instituut waren gemaakt. Upgrades werden daardoor ook steeds duurder.
Bij open source producten heb je veel meer grip op de systemen zonder afhankelijk te zijn van derden, die voor alle upgrades en aanpassingen veel geld vragen. Gezien de snelle veranderingen in het vakgebied rondom het beschikbaarstellen van metadata, de uitwisseling met andere platformen, rondom beheer en beschikbaarstellen van digitale collecties is die onafhankelijkheid van groot belang. Open source producten bieden veel meer flexibiliteit en zijn op den duur goedkoper: aanpassingen, updates en migraties kun je zelf doen.
Een ander voordeel dat wij hebben ervaren, is dat je gedwongen wordt kennis op te doen van het catalogussysteem an sich (Evergreen in dit geval) en de beschrijvingsstandaard MARC21. Voorheen was die kennis eigenlijk bij een persoon geconcentreerd, maar met de ontwikkelingen rondom het beschikbaarstellen van metadata en de snelle ontwikkelingen rondom digitale collecties is het van groot belang dat die kennis wordt gedeeld en dat de samenhang tussen systemen voor iedereen duidelijk wordt. Immers: als je niet goed catalogiseert in MARC21 heeft dat direct gevolgen elders in de keten van verwerking.
Bij de voorbereidingen van de migratie stuit je op allerlei ‘achterstallig onderhoud’ en ‘verkeerd’ gebruik van MARC21. Dat is onvermijdelijk als je een lange traditie van catalogiseren hebt en een bezit van ruim 1,2 miljoen records. Een leverancier zal misschien niet gauw zeggen dat je iets niet conform MARC21 doet of vraagt veel geld voor aanpassingen.
Nu we bezig zijn onze records in Worldcat te krijgen, kunnen we deze fouten zelf verbeteren. Dat maakt de upload naar Worldcat goedkoper.
Doorgronden kost tijd
Zeker in het begin waren we veel tijd kwijt aan het doorgronden van het systeem op zich. Als je jarenlang gewend bent te werken met hetzelfde catalogussysteem, is het omschakelen naar een nieuw systeem wennen.
In feite doet een catalogus als Evergreen hetzelfde als een commercieel product, maar dat kan op een andere manier zijn dan je altijd gewend bent. Dat moet je uitzoeken. Daarnaast werd wel eens vergeten, dat in het verleden door de leverancier al veel -door het IISG gewenste aanpassingen- zijn gedaan. Die verwacht je bijna als vanzelfsprekend terug in een nieuw systeem. Dan wordt er gauw geroepen dat het systeem niet deugt en dat is niet zo. Communicatie rondom zo’n project is dan erg belangrijk.
In het begin heb je veel hulp nodig van een ontwikkelaar en liefst iemand die kennis heeft van catalogussystemen (system librarian). Wij waren ruim een jaar bezig om het systeem te doorgronden, aanpassingen te doen en te migreren. Dat hoeft niet voor iedereen zo te zijn. Het hangt af van de aanwezige kennis, human resources en dus ook geld. Op de lange termijn ben je goedkoper uit. Kennis delen is niet alleen in de organisatie van belang maar ook in de Evergreen community en bij potentiele gebruikers.
In 2014 hebben we nog een grote technische upgrade uitgevoerd. Dat was nodig omdat na 2 jaar ermee werken er toch een aantal zaken waren die we vanaf het begin niet goed ingesteld hadden. Tegelijkertijd is toen de technische documentatie op orde gebracht. De handleidingen voor het gebruik van Evergreen bevinden zich in een open source database in een wiki-omgeving.
Wat heeft Evergreen opgeleverd?
- Niet langer afhankelijk van leveranciers om grote bulkmutaties en aanpassingen te doen of om upgrades uit te voeren. Daarmee kostenbesparend.
- Minder afhankelijk van een IT-afdeling om kleinere aanpassingen, verbeteringen uit te voeren of rapportages te maken.
- Brede kennis van MARC21bij medewerkers, niet alleen bij de afdeling collectieverwerking, maar ook bij de IT-afdeling.
- Gemakkelijker om metadata uit Evergreen beschikbaar te stellen aan andere platforms of te gebruiken bij andere applicaties in de organisatie.
Do’s en Don’ts
Do
- Zorg dat het management er achter staat. In het begin heb je veel tijd van een ontwikkelaar nodig om het systeem goed in te richten en bij de eerste migratie
- Zoek contact met gebruikers en de community en geef ze ook wat terug (b.v. nieuwe applicaties waar andere bibliotheken ook wat aan hebben)
- Je bent niet helemaal aan je lot overgelaten: naast de community zijn er een aantal bedrijven die –tegen betaling- je kunnen helpen bij migraties, upgrades of speciale aanpassingen. Het IISG heeft daar geen gebruik van hoeven maken.
Don’t
- Ga er niet automatisch van uit dat een open source niet deugt omdat het bepaalde toepassingen niet heeft. Vaak zijn die in het verleden speciaal voor je organisatie gemaakt en ingebouwd in het oude catalogussysteem of werkt het gewoon wat anders
- Bij open source producten is het verleidelijk allerlei aanpassingen voor je eigen organisatie te doen. Ga geen zaken ontwikkelen binnen je catalogussysteem die daar niet in thuis horen. Dan zijn andere systemen vaak beter geschikt.